先提供预计人数、举办时间范围、场地是否确定、活动目的与必须保留的环节。有预算范围可以一并说明；尚未确定时，可先区分基础项目和可选项目。内部审批人、员工节目安排以及企业另行承担的餐饮或交通，也需要提前沟通，便于方案和报价使用同一范围。

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